Le logiciel de gestion de dossiers sinistres sur mesure

Sinexo, le logiciel de gestion des sinistres

Sinexo est un logiciel de gestion de dossiers sinistres destiné aux structures qui traitent des sinistres au quotidien : bailleurs sociaux et privés, syndics, gestionnaires de flotte, cabinets d'assurance et de courtage, services juridiques, collectivités. Il couvre le cycle complet d'un dossier, de sa déclaration à son archivage, en réunissant au même endroit les informations du sinistre, les intervenants, la chronologie des échanges, les documents et les montants.

Sa particularité tient à sa méthode. Nous ne livrons pas un progiciel standard qu'il faudrait apprendre à contourner. Nous partons de votre organisation existante, de votre vocabulaire et de vos procédures, et nous configurons l'application autour d'eux. C'est le principe du logiciel à la carte, et c'est ce qui explique qu'un gestionnaire de flotte et un syndic de copropriété utilisent la même base logicielle avec des écrans très différents.

Un dossier, cinq volets, un seul écran

Le dossier sinistre est le point d'entrée de tout. Il porte ses informations générales, type, statut, date de survenance, description, plus les champs propres à votre activité. Autour de lui s'organisent quatre volets consultables sans jamais changer d'écran :

• Les intervenants , issus d'un carnet d'adresses commun à toute la structure
• Le suivi chronologique , une ligne par action, datée et signée de son auteur
• Les documents , classés par catégorie et chiffrés sur le serveur
• Les éléments financiers , devis, ordres de service, factures, règlements et indemnités

Cette organisation supprime le va-et-vient entre une messagerie, un dossier réseau et un tableur. Un gestionnaire qui reprend un dossier six mois plus tard dispose exactement de la même information que celui qui l'a ouvert.

Des champs qui correspondent à vos sinistres

Un dégât des eaux, un vol de véhicule et un dossier en dommages-ouvrage n'appellent pas les mêmes informations. Sinexo affiche les champs adaptés au type de sinistre sélectionné : dépôt de plainte et coordonnées du tiers pour un vol, immatriculations et conducteurs pour un accident, délais réglementaires calculés automatiquement pour une garantie décennale, parties impliquées et recherche de fuite pour un dégât des eaux.

Les types de dossiers, les statuts, les catégories de documents et les types d'intervenants sont tous configurables. Si vous disposez d'un référentiel, véhicules, biens immobiliers, sites, équipements ou toute autre nomenclature, il est importé lors de la mise en service pour rattacher chaque dossier à l'élément concerné.

Ne plus rien oublier

La difficulté d'un dossier sinistre n'est pas de l'ouvrir, c'est de le suivre dans la durée. Chaque action consignée peut porter une date de rappel. À l'échéance, le dossier remonte dans l' agenda mensuel , aux côtés des rendez-vous d'expertise et des interventions programmées, et reste signalé tant qu'il n'a pas été traité.

L'agenda peut être répliqué dans Microsoft Outlook ou Google Agenda par un lien de calendrier partagé, pour que vos échéances de dossiers apparaissent à côté de vos autres rendez-vous, sans double saisie.

Écrire depuis le dossier, pas depuis sa boîte mail

Les emails partent depuis l'application , à partir de modèles pré-remplis avec les données du dossier : références, dates d'expertise, désignation du bien, coordonnées. Ces modèles sont rédigés avec vous, à partir de vos courriers existants et dans votre formulation.

Vous choisissez l'adresse d'expédition, générique ou nominative, et décidez message par message si une réponse est possible. Le statut réel de distribution est remonté : envoyé, livré, ouvert, adresse invalide, boîte pleine. Quand le destinataire répond, sa réponse et ses pièces jointes reviennent automatiquement dans la chronologie du dossier.

Collecter les pièces sans courir après

Réclamer un RIB, un KBIS, une attestation d'assurance ou un constat prend souvent plus de temps que le traitement lui-même. Sinexo permet de cocher les pièces attendues et d'envoyer un lien sécurisé de dépôt. L'intervenant dépose ses fichiers sans créer de compte ni retenir de mot de passe.

Les documents arrivent nommés d'après la pièce demandée, chiffrés, rattachés au bon dossier, avec une notification par email et une ligne dans l'historique. La même logique s'applique en amont : nous développons des formulaires de déclaration en ligne intégrables à votre site, qui créent le dossier automatiquement dès leur validation.

Chacun voit ce qui le concerne

Tous vos collaborateurs n'ont pas à accéder à tout. Les droits se définissent compte par compte : consulter les dossiers actifs, consulter les archives, créer, modifier, archiver, supprimer définitivement. Le périmètre visible peut être restreint à certains types de dossiers, à un service, à une agence ou à un site.

Cette souplesse permet d'ouvrir un accès en consultation à un prestataire externe ou à un client institutionnel, sans exposer le reste de votre activité.

Des données protégées et récupérables

Les noms, coordonnées et informations personnelles de vos intervenants sont chiffrés en base de données . Les documents le sont sur le serveur et ne sont déchiffrés qu'à l'affichage, pour un utilisateur authentifié. Un filtrage par adresses IP peut être mis en place, dont vous gardez la main. Les sauvegardes sont quotidiennes, sur des serveurs situés en France, avec une conservation sur 30 jours glissants.

La sécurité ne signifie pas l'enfermement. Un dossier complet se télécharge en archive avec son récapitulatif et toutes ses pièces, et l'ensemble de vos données s'exporte au format CSV. Cette réversibilité est un critère fréquent dans les marchés publics et une garantie légitime pour toute structure qui confie ses dossiers à un prestataire.

Une mise en service accompagnée

Nous reprenons vos données existantes, tableurs, exports de votre ancien outil, référentiel de biens ou de véhicules, et nous les intégrons avant l'ouverture des comptes. La configuration initiale, la rédaction des modèles, la formation de vos équipes et les adaptations spécifiques font partie de la prestation.

Découvrez les usages par métier : assureurs et courtiers , syndics et administrateurs de biens , avocats et services juridiques , collectivités . Consultez nos tarifs ou contactez-nous pour une démonstration.